Året har dragit igång med full kraft och att-göra-listan växte sig snabbt lång när man tänkte på allt som ska göras under året. Ibland känner man att det inte finns nog med timmar på dygnet för att hinna med allt arbete och samtidigt ha ett balanserat liv.
Men oroa dig inte det finns lösningar. Vi har samlat sju tips som kan hjälpa dig att vara mer produktiv och spara tid.
1 Prioritera vid rätt tidpunkt
Det kommer nog inte som en överraskning att det är bra att prioritera upp sitt arbete och att göra så kallade ”to-do-listor”. Listor låter dig få en överblick över vad som ska göras och kan hjälpa till att skapa plats i hjärnan. Detta eftersom om något är nerskrivet så behöver du inte komma ihåg det.
Men det kan även finnas en poäng att göra listor vid en viss tidpunkt och på ett visst sätt. Att göra för omfattande att-göra-listor kan göra att man känner sig överväldigad och att saker ändå hamnar i glömska.
Testa istället att göra en prioritering inför morgondagen. Låt detta blir det sista du gör innan du går hem och håll listan kort och koncis. Inte mer än fem punkter. Genom att du gör listan dagen innan så tar du tanken bort från det taktiska och kan istället tänka mer strategiskt gällande prioriteringar och lösningar. Annars är det lätt att fastna och enbart planera runt det som ligger direkt framför dig, så som e-post och mindre uppgifter som dyker upp under dagen.
2 Ta raster
Ja, du kan faktiskt spara tid på att tillåta dig att ta raster med jämna mellanrum. Viste du att en vuxen människa har en koncentrationsförmåga på mellan 15-40 minuter? Allt du gör under dagen dränerar ditt kognitiva batteri, något som kan få dig att känna som om du kör på tomgång ibland. Batteriet behöver laddas om under dagen. Självklart är det bra med en längre lunchrast som låter dig få vila, men faktum är att även micro-pauser kan hjälpa dig att återfå koncentration och öka kreativiteten. När du är pigg och koncentrerad så gör du ett bättre jobb och jobbar effektivare.
Har du någon gång suttit och funderat på ett problem, rest dig upp för att ta en kaffe för att sedan komma tillbaka till ditt skrivbord och inse att du har lösningen. Då vet du värdet i att ta pauser.
3 Identifiera ”tids-slösare”
Enligt en studie gjord 2017 så slösar ägare av småföretag 21,8 timmat per vecka! Detta inkluderar 6,8 timmar av affärsverksamhet som driver ingen eller lite lönsamhet, 3,4 timmar på mindre viktiga mail och 1,8 timmar på att lösa problem som hade kunnat förebyggas.
Det viktiga här är att identifiera vart du lägger tid som inte gynnar dig och dina arbetsuppgifter. En vanlig sådan fälla är när man blir CC:ad i ett mail som man egentligen inte behövde få. Ett annat vanligt scenario är när personal inte har tillräckligt mycket befogenheter och behöver ta små beslut via sin chef, som de egentligen borde kunna ta själva. Att identifiera vart tid slösas brukar vara det som är svårt, när du väl vet vad så brukar lösningarna vara självklara.
4 En hatt åt gången
Många jobb innebär att man har fler ansvarsområden. Detta är speciellt vanligt på mindre företag där personal förväntas kunna hjälpa till med en variation av uppgifter som kanske inte går under sin jobbtitel. Är det exempelvis en speciell inkorg som du behöver ha koll på, eller har du ansvar för inköp av förbrukningsvaror till kontoret?
Att jobba med två skilda saker är sällan effektivt utan resulterar ofta i att man jobbar mer än hälften så långsamt istället. Har du många ansvarsområden, tänk då på att ha på dig ”en hatt åt gången”. Avsätt specifika stunder i veckan där du ska hantera dessa uppgifter. Det gör det dels lättare för dig att lära dig att koppla bort dessa uppgifter när dina vanliga uppgifter ska göras. Dessutom lär sig kollegor och kunder att det är under dessa tider som detta hanteras.
5 Satsa på enkelhet
Det är lätt att fastna i grandiosa idéer men ibland är den lättaste idén även den mest eleganta. Ibland lockas man av invecklade lösningar som låter häftiga, speciellt om det är inom ett område där man är lite osäker. Men genom att låta dig titta på problemet från en annan vinkel och väljer alet med minst motstånd så kan du spara dig själv, dina kollegor och kanske till och med dina kunder massor med tid.
Som vi brukar säga på Dstny; Vi gör det enkelt, helt enkelt.
6 Håll dig organiserad
Ja, sjukt självklart, jag vet! Men att hålla ordning och reda runt omkring dig kan spara väldigt mycket tid. Det kan handla om att ha en organiserad mail-korg, signerade avtal i rätt pärmar eller ordning i dina mappar på datorn. Ta en timma, eller en hel dag om så behövs och få ordning och reda runt omkring dig så kommer du märka att många uppgifter går lättare.
Även att bara plocka i ordning på ditt skrivbord kan hjälpa din hjärna att fokusera bättre på uppgiften framför dig.
7 Använd rätt teknologi
Tacka gudarna för teknologi. Det finns en uppsjö av fantastiska tjänster som hjälper dig att spara tid på alla möjliga sätt. Brukar du ta bilen till jobbet kan appen Waze vara din nya bästa vän. Genom Waze får du uppdateringar i realtid vilket gör att du får veta vart det är stopp i trafiken. Vill du ha en den ultimata to-do-listan så är Wunderlist ett populärt verktyg. Fundera på vad du behöver hjälp med och testa att googla efter det. Det finns en app för nästan allt.
Spara tid åt dina kunder
Företagare vill självklart vara effektiv med sin egen tid men många vill även kunna spara tid åt sina kunder. Och finns det något tråkigare att lägga tid på än att sitta i telefonkö? Detta är något som vi, som jobbar med telefoni för företag, har förstått. Därför har vi skapat Virtual Phone Q, förkortat VPQ. Vad VPQ gör är att den låter en bot hålla kundens plats i kön. När det är kundens tur så ringer boten upp kunden och kopplar ihop samtalet med rätt agent. På så sätt kan dina kunder fokusera på annat medan de väntar och slippa höra ”Du har nu plats nummer 23 i kön, tack för att du väntar”. Vill du läsa mer om VPQ? Klicka på knappen nedan.
