Lär dig bli ett fullfjädrat proffs på videokonferens
Videokonferenser blir alltmer populära i företagsvärlden med möjligheten att effektivt samarbete i realtid med kollegor och externa parter, vart du än befinner dig! Detta bidrar till en modern och virtuell arbetsplats som inkluderar fildelning såväl som ett flertal andra integrerade och användbara tillägg. Att slippa långa resor för att möta klienter, partners eller en annan avdelning kan avsevärt förbättra produktivitet hos företag. Att arbeta effektivt är målet för de flesta företag, vare sig stora eller små, och att kunna slutföra allt arbete med så lite tid slösad och frustration skapad – som möjligt.
Att kommunicera och samarbeta i realtid och video innebär dock att nya regler behöver tas i beaktande. Även om dessa verktyg kan vara användbara sätt för människor att komma närmare, finns det några varnande berättelser. Exempelvis; medarbetaren som inte ätit frukost och istället smaskar och slurpar i sig kaffe under mötet medans alla andra måste lyssna på det. Eller mannen som sitter i sin nya fräscha poplinskjorta och slips, men så snart han reser sig för att hämta en penna – så har han bara på sig boxers under.
Trots ovannämnda situationer, är virtuella möten i allt större utsträckning implementerade i företag – vilket de flesta av oss uppskattar. De tekniska framstegen tillsammans med möjligheten för medarbetare att åtminstone arbeta en del av tiden hemifrån, har gjort videokonferens ett värdefullt och kostnadseffektivt sätt att samarbeta. Däremot finns det som nämnt en mörk sida som både kan vara hysteriskt rolig eller otroligt pinsamt. Dessa tips kan hjälpa dig att ha ett professionellt möte vare sig du är på eller utanför kontoret, eller helt enkelt någon annan stans.
1. Hitta en neutral plats
De flesta kontor idag har avsatta enskilda platser, och om du ska ha en videokonferens på kontoret, utnyttja dessa och stäng dörren. Det hjälper dig att fokusera och du slipper störa dina kollegor. Om du däremot är hemma eller på språng, hitta en plats som är professionell, relativt tyst och med så lite distraktioner som möjligt. Om du arbetar hemifrån, sätt dig på professionell och neutral plats som till exempel ditt arbetsrum eller vardagsrum. Även om du har världen mest bekväma säng, behöver ingen se vart du sover.
2. Klä upp dig inför mötet
Även om det verkar självklart för de flesta, så är pyjamas inte en passande klädkod för videosamtal även om du är hemma. Håll det professionellt även om du måste byta om precis innan samtalet. Presentera dig själv som du hade gjort i ett face-to-face möte och se det som en intervju – du vill göra ett bra intryck. Om du arbetar i en mer avslappnad miljö, ta möjligheten att steppa upp ditt mode. Om du arbetar hemifrån, ha åtminstone anständig klädsel.
3. Tystnad, tagning!
Ljus och vinkel är minst lika viktigt som i en riktigt professionell fotografering. Du kanske inte är superintresserad av hur du ser ut med kollegor du känt i flera år, men om du pratar med en ny potentiell partner eller investerar är det lite annorlunda. Som tumregel bör den primära ljussättningen vara bakom din kamera för att få så bra bild som möjligt.
När det gäller vinkel, ska kameran helst vara placerad på ögon-nivå. Om du använder en laptop, placera den med något under så den kommer upp till den nivån. Oroad över din bästa vinkel? Detta är varken tiden eller platsen för det – det är däremot dags för en närbild. Se till att kameran är fokuserad på ditt ansikte och eliminera så mycket av din omgivning som möjligt. Detta kan även i sin tur eliminera brus i bakgrunden som i sin tur hjälper dina kollegor att hålla sig fokuserade. Närbilden och att titta rakt in i kameran ger även intrycket av att du talar direkt till personen på andra sidan.
4. Fixa ljudkvalitén
Oavsett format på mötet, kan dålig ljudkvalitet döda produktivitet. Investera i en extern kamera med hög definition och beroende på miljön du vistas i, skaffa kanske ett headset. Men först och främst; kolla din internetuppkoppling. Testa ditt WIFI innan samtalet och se till att hastigheten är tillräckligt snabb. Med dålig uppkoppling kommer mötet bli katastrof. Du kommer avbrytas titt och tätt vilket bara resulterar i improduktiva möten såväl som irriterade kollegor. Att gå in i samtalet via mobilen kanske känns naturligt då det är vad man använder mest för kommunikation, men inte ens de mest avancerade och moderna telefonerna är bättre än en fast telefon eller dator när det gäller ljudkvalitet. Och sist men inte minst, använd inte högtalartelefon. Högtalartelefon kanske känns bekvämt för att kunna röra dig fritt, men det är en funktion som även är känd för sin dåliga ljudkvalitet.
5. Inga husdjur tillåtna
En hel del kollegor har vid ett eller två tillfällen sett ett husdjur göra gästspel. Håll katten eller hunden i ett annat rum så man inte hör dom. Vi vet, alla älskar Fido, men om du håller en videokonferens vill ingen annan höra honom skälla. Oavsett om det är en liten grupp som är ok med att du har hunden med, är det nästan alltid bäst att lämna Fido utanför. Som tidigare nämnt; sitt någonstans tyst som arbetsrummet där du kan stänga dörren så alla slipper höra hundens lyckligaste stund på dagen – posten.
6. Håll det tyst
Det kanske inte går att hålla arbetsplatsen helt tyst men försök att hålla det så tyst som möjligt, det kommer bara att förbättra samtalet. Kom även ihåg att dra igång tystnadsläge vid behov. Vi har all varit där – du tror att du har tystnadsläge på och att alla lämnat samtalet och du säger något som inte borde höras av alla, eller någon över huvud taget. Kom ihåg, tystnadsläge är din kompis. Det är dessutom extremt frustrerande när man i ett samtal hör någon annans bakgrundsbrus som kontinuerligt avbryter den som pratar.
7. Håll undan mångsysslaren
Om du har svårt att sitta till, leker med håret eller knäpper med pennan – håll det till ett minimum i samtal. Det kan vara väldigt distraherande för andra. Dessutom kan alla se dig, så håll dig från att kolla email eller ännu värre – en Houdini akt. Det är förståeligt att avbrott sker om du är utanför kontoret. Men första tumregeln är alltid att hålla det till ett minimum, och måste du gå iväg en stund, meddela dina kollegor verbalt eller i chatten.
8. Kom inte sent
En videokonferens bör ses och hanteras som andra möten i person, inga ursäkter för att vara sen. Det är lika mycket en olägenhet för andra som att lämna någon ensam i ett konferensrum på kontoret. Om du mot all förmodan är fast med något, skicka iväg ett meddelande för att notifiera dom om att du är sen eller om du behöver boka om mötet.
