Det är en snårig uppgift att välja telefonisystem. Förutom att det är en ganska teknisk tjänst som är kantad av förkortningar och komplex terminologi så är företagstelefonin även företagskritisk. Väljer man en tjänst som inte håller vad som utlovats eller som inte kan hantera ditt företags specifika krav så kan både kunder och personal hamna i kläm.
Så vad ska man leta efter när man väljer leverantör av telefoni? Det här är våra 5 viktigaste saker som du borde se över:
- Kapacitet och flexibilitet
- Self Service
- Säkerhet
- Tilläggstjänster
- Integrationer
Låt oss förklara varje punkt lite närmare.
1 Kapacitet och flexibilitet
Oavsett om du sitter på ett litet företag med ett fåtal anställda eller om du sitter på ett stort förtag med multipla kontor i flertalet länder så är det viktigt att skaffa en telefonitjänst som erbjuder flexibilitet. Både stora och små företag har behovet av att snabbt kunna addera nya användare. Så när du letar efter ett nytt telefonisystem, fråga vad leverantören har för svarstider på den typen av ärenden samt om de erbjuder möjligheten att hantera dessa ärenden själv.
Fråga dig själv vilken växelfunktionalitet ni absolut behöver och vad som är ”nice-to-have”. Har ni en support eller växeltelefonister som behöver mer avancerade funktioner? Vill ni kunna visa olika telefonnummer när ni ringer ut samtal? Behöver ni utländska nummer? Och så vidare.
Dock kan det vara svårt att förutspå vad man kommer att behöva för funktioner i framtiden. Därför är det bra att satsa på en tjänst med en bred kapacitet och flexibilitet på plats redan idag.
2 Self Service
Att kunna lösa enklare ärenden, på den tid som passar dig, är få förunnat. Det ger dig som användare mer makt över din egen tjänst. Därför är det bra att kolla på leverantörens möjligheter till Self Service.
Undersök vad det finns för möjligheter i leverantörens portal, om en sådan finns. Om en kollega exempelvis har glömt sin PIN- eller PUK-kod, kan ni då enkelt få fram dessa uppgifter? Kan ni enkelt ställa in öppettider och svarsmeddelanden för växeln? Kan ni själva skapa upp och ändra användare? Att kunna lösa dessa ärenden, snabbt och enkelt, på egen hand, kan spara er mycket tid samtidigt som ni får mer kontroll över den telefonitjänst ni nyttjar.
3 Säkerhet
Säkerhet är A och O när det kommer till alla typer av IT-system. Både när det kommer till att skydda persondata och vara kompatibel med GDPR, men även när det kommer till redundans och upptid. Därför kan det vara bra att se över leverantörens arbete kring detta. Hur jobbar de kring hantering av lösenord? Har de redundans när det kommer till servrar och teknik? Vad har de för upptid? Att välja en leverantör som har ett gediget säkerhetsarbete kan spara dig och ditt företag viktig tid.
4 Tilläggstjänster
Som tidigare nämnt är det svårt att förutspå vad ni kommer att ha för behov kring er telefoni om några år. Kanske får ni större behov av att ha tjänster som förbättrar och effektiviserar kundservice? Eller kanske behöver ni kunna få ut statistik kring samtalsmönster och svarstider? Även om ni inte är i behov av en mängd tilläggstjänster när systemet inskaffas så kan ni mycket väl få ökade behov i framtiden, och då är det bra att ha valt en leverantör som redan har en bred repertoar på plats. På så sätt slipper man riva upp hela växeln och byta leverantör, när nya behov uppstår.
5 Integrationer
Arbetsdagen blir enklare och mer sömlös om era olika system arbetar ihop och telefonin är inget undantag. Många företag har redan samarbetsverktyg på plats, så som Teams eller Slack. Många företag har dessutom redan CRM-system de nyttjar. Visst vore det fint om dessa kunde samarbeta med er företagsväxel? Se över vad leverantören har för olika integrationer på plats och hur deras möjligheter ser ut för att lägga till andra system, utöver de som redan är integrerade. Kan leverantören hjälpa er med nya integrationer? Tillåter de kanske att ni, till och med, skapar integrationen själva?
Ovan är viktiga saker man ska titta efter när man väljer ett nytt system för företagstelefoni. Det kan vara lätt att lockas av att direkt välja den leverantör som har lägst pris, kortast implementeringstid eller som utlovar ingen bindningstid. Men om du ser till att göra förarbetet lite noggrannare, och välja en leverantör som kan erbjuda en långsiktig och stabil lösning, så kan du i slutändan spara dig och ditt företag mycket tid och pengar.
