Juletider står inför dörren och många väljer att ta lite extra semester samtidigt. Vid både kortare och längre ledigheter kan det vara bra att skriva ett så kallat ooo-meddelande (out of office), eller autosvar som det ofta benämns. På så sätt meddelar du både kollegor och externa kontakter om din tillgänglighet och när de kan förvänta sig återkoppling.
Vad är ett ooo-meddelande?
Ett autosvar är alltså ett automatiskt svar som skickas till de som mailar dig. På många mailklienter kan du ställa in mellan vilka datum och tider som detta svar ska skickas, så att du kan skapa dem i förväg. Ofta finns det även möjligheten att välja olika meddelanden för interna och externa kontakter.
Både interna och externa kontakter förväntar sig återkoppling på sina mail, inom rimlig tid. Genom ett autosvar sätter man rimliga förväntningar på när ett svar kan förväntas vara tillhanda. Det är även ett artigt sätt att berätta att man är otillgänglig en tid framöver.
Vad bör ett autosvar innehålla?
Att skriva ”Hej, jag är ledig” kan skapa irritation hos de som kontaktar dig då de inte vet när de kan förvänta sig återkoppling. Försök att alltid inkludera följande i dina autosvar:
- Hälsningsfras.
- Varför du är borta.
- När du är tillbaka.
- Information om vart man kan vända sig vid akuta ärenden.
Våga behålla en personlig ton på dina ooo-meddelanden. Bara för att det är ett automatiskt svar så behöver det inte vara tråkigt eller opersonligt.
Vad bör man undvika att skriva?
Långa autosvar
Det är lätt att bli för detaljerad med varför man är borta. Ett autosvar ska inte innehålla din livshistoria eller alla dina semesterplaner. Håll det kort, koncist och professionellt.
Lova inte något som du inte kan hålla
Det är även lätt att lockas till att skriva ”Jag kommer att återkomma till snarast möjligt” eller ”Jag kollar min mail löpande”. Men detta ska man undvika att skriva om det inte är absolut sant. Vet du med dig att du kommer att ha begränsad åtkomst till din mail så är det bättre att skriva det. Heller att dina kontakter blir positivt överraskade över hur snabbt du svarar, snarare att de förväntar sig återkoppling som vanligt. (Och kom ihåg; det är viktigt att tillåta sig att faktiskt vara ledig under sin ledighet).
Hänvisa till någon utan deras medgivande
Ett absolut no-no är att hänvisa till en kollega som inte är medveten eller som inte har godkänt detta. Lämnar du kontaktuppgifter till någon annan i ditt autosvar så ska denna person blivit informera och ha godkänt detta.
Mall till autosvar
För dig som lätt får lite skrivkramp så kommer här 3 exempel på vad du kan skriva i ett externt eller internt autosvar.
1 Externt autosvar med begränsad tillgänglighet
Hej och tack för ditt mail.
Jag är på semester från den 20e december och kommer vara åter på kontoret den 3e januari. Jag kommer att ha begränsad tillgång till min e-post under denna tid, men försöker att återkoppla till dig så snart jag kan. Vänligen notera att svar kan dröja längre än vanligt.
Vid brådskande ärenden kan du alltid ringa vår support på 010-123 456 789.
Med vänlig hälsning
//Namn Efternamn
2 Internt autosvar med begränsad tillgänglighet
Hejsan!
Jag är på semester mellan 20/12-3/1. Jag kommer att hålla lite koll på min e-post men vid brådskande ärenden är det bättre att du kontaktar min kollega Sara Jonsson, tel: 070-123 456 789. Hon har koll på var vi står i de pågående projekten.
Ha det fint!
//Namn
3 Externt autosvar utan tillgänglighet
Hej!
Jag är på semester från den 20e december och kommer vara åter på kontoret den 3e januari. Under denna tid kommer jag inte finnas tillgänglig via mail. Vid brådskande ärenden är du varmt välkommen att kontakta vår support på:
Tel:010-123 456 789
E-post: support@company.com.
Annars återkommer jag till dig när jag är tillbaka på kontoret.
Jag önskar dig en fin jul och ett gott nytt år!
Med vänlig hälsning
//Namn Efternamn
Förhoppningsvis kan mallarna ovan vara till hjälp när du ska skriva ditt autosvar inför jul och nyår. Oavsett om du ska vara ledig eller ej så vill jag passa på att önska just dig en underbart god jul och ett fantastiskt gott nytt år.
