Vi har hört uttrycket digitalt team florerar runt de senaste månaderna, men har vi någonsin pratat om det på en individuell nivå? Borde inte samma tankeprocess även appliceras för en digital kollega? I detta inlägg skulle jag vilja mynta begreppet och vad det handlar om!
Som en följd av den digitala eran, är digital mentalitet djupt rotat i mig och exempelvis mitt sätt att kommunicera. Från att vara övertydlig med emojis för att säkerställa att ingen tar illa upp, till att tänka att alla vet att ”hmm” betyder att jag tänker och svarar snart. Det senare var faktiskt inspirationen för detta blogginlägg. Men i överlag fick det mig att tänka att det är mer viktigt än någonsin att diskutera vad det faktiskt innebär att vara en digital kollega för att samarbeta och kommunicera väl med sitt digitala team.
För att komma igång började jag lista vad jag tycker är viktigt, men kom alltid tillbaka till följande;
- Att vara en lagspelare
- Att vara självständig
- Att vara en strateg
- Att vara öppensinnad
- Att vara kreativ
Att vara en lagspelare
Detta är självklart vare sig du jobbar hemma eller på kontoret, men det är extra viktigt i ett digitalt kontor att du är delaktig i ditt team. Det skapar inte bara en positiv social miljö, men det hjälper er synka med era nuvarande och kommande uppgifter. I dessa fall tycker jag att det kan vara användbart att överinformera vid större uppgifter online för att säkerställa att alla vet vad du jobbar med och vart du befinner dig. Exempelvis hade jag vid start av en större uppgift vanligtvis meddelat mina kollegor, och sen bara börjat. Men i en digital miljö försöker jag se till att informera mina medarbetare, berättar om iden, uppdaterar under arbetets gång samt meddelar när projektet är klart. Det hjälper inte bara att säkerställa att mina kollegor har koll på vad för arbete som faktiskt krävs för en viss uppgift, men det hjälper alla att arbeta runt schemat. Att vara lagspelare innebär även att ni inte bara delar erat arbete, men även delar era uppgångar, nedgångar. Och samma gäller när du arbetar på distans. Se till att du ger cred till de som gör ett bra jobb, och ger feedback till dem som behöver det. Det är dags att visa att du verkligen kan arbeta tillsammans mot ömsesidiga mål oavsett var du är.
Men ännu viktigare, låt oss inte fokusera så mycket på jag-spelaren, utan lagspelaren. De vanliga tecknen på frustration som ett suck vid kaffemaskinen finns inte i den digitala miljön. Det är dags att vara lite extra proaktiv snarare än reaktiv. Försök att regelbundet nå ut till dina kollegor för att se hur de har det eller om ni kan hjälpa varandra. De kanske krigar med en uppgift som du inte visste om, och de kanske i sin tur vet det exakta svaret på din knepiga fråga!
Att vara självständig
När du sitter bredvid dina kollegor varje dag är det lätt att vända sig om och fråga vad en obegriplig telekom-term betyder på engelska. Men när du jobbar hemifrån, bör du inte ringa för att bara be om översättning av ett ord. Samma mentalitet gäller även chatt. En eller två gånger är ok, men när du skickar 5 ord som ska översättas separat i en chatt, kanske din kollega inte är så peppad på att hjälpa till. När du jobbar hemma själv kan du inte alltid använda din sista ”ring en kompis”. Sitt istället ner och skriv ner alla dina uppgifter och frågor, och organisera det så bäst du kan. Utmana dig själv och bevisa att du och dina kollegor kan förlita sig på dig. Det är dags att bli en riktig problemlösare och klura ut lösningar själv istället för att direkt vända dig till ditt team. Och är du osäker på något, skriv ner alla dina frågor, undersök, och skicka sen iväg ditt långa mail när det verkligen inte går att lösa frågorna själv. Det är dessutom lättare för dina kollegor att hjälpa dig om återkoppling är mer planerad och strukturerad.
Att vara en strateg
Vid självständigt arbete utan någon att kunna vända sig till är det självklart viktigt att du strukturerar ditt arbete. Planera in dina dagliga uppgifter i ett strategiskt schema, och lämna även utrymme under dagen för frågor och funderingar. Samla alla frågor under arbetets gång, notera vilka uppgifter det hör till, och ta dig sen tiden att strukturera upp frågorna för att de enkelt ska kunna besvaras av kollegor när de har tid. Detta hjälper inte bara dig att ta dig an funderingar i ditt arbete på ett strategiskt sätt, men det hjälper även dina kollegor att bättre förhålla sig till feedback och hur det ska levereras.
Att vara öppensinnad
När du inte bara kan kalla över en kollega för att kolla igenom din presentation, finns det mycket mer utrymme för missförstånd. Detta gäller vilket jobb det än må vara online. Men det viktiga här är att vara öppen för olika typer av respons. Vem vet, någon kanske faktiskt känner sig mer bekväm med att ge dig gedigen feedback online. För vissa kanske det känns bättre än att säga det rakt till dig när dina ögonbryn säger mer än tusen ord som mina. Så att vara öppensinnad hjäper dig inte bara undvika frustration när missuppfattning uppstått, men kan hjälpa till att skapa en öppen dialog. Detta är även ett ypperligt tillfälle att göra något kul av feedback-rundan. Pröva kanske att skapa en färgglatt och anonymt formulär i Microsoft Office för att samla in alla kommentarer.
Att vara kreativ
Detta är även en tid där du högst troligt inte kommer kunna göra dina arbetsuppgifter på samma sätt. Försök att vara lite kreativ när arbetsuppgifter är knepiga eller frågor är obesvarade. Gör din research online, och ett tips från marknadsteamet; Youtube är din kompis. Kanske är detta även ett ypperligt tillfälle att pröva ett nytt digitalt verktyg för att underlätta ditt och dina kollegors arbete. Eller så kanske det är ett bra tillfälle att ta dig tiden och pröva ett nytt grafiskt verktyg om du jobbar inom marknad som mig. Det viktiga här är att ha en öppen inställning till att ta dig an dagliga uppgifter när alla verktyg inte finns på plats. Och glöm inte att dela med dig av dessa med dina kollegor. Vem vet, du kanske under tiden du arbetat hemma har hittat ett helt nytt tillvägagångssätt som även kan appliceras väl på kontoret och för dina kollegor när ni alla kommer tillbaka.
Använda digitala verktyg
Som CPaaS-leverantör, har vi flera olika grymma verktyg som hjälper team att arbeta effektivt och tillsammans. Så i detta inlägg vill jag även lyfta vikten av att ha tillgång till de verktyg man behöver för att möjliggöra arbete hemifrån så effektivt som möjligt. Om ni i dagsläget inte har ett system som hjälper er, diskutera med ditt team för att komma fram till vad era uppgifter och kommunikation kräver för lösning. Samma gäller även det individuella arbete, har du alla verktyg som du behöver? Är ni osäkra på vad som skulle passa hjälper gärna våran support till att hitta en lösning som passar just er!
Vad betyder det att vara en digital kollega?
I samband med detta inlägg passade jag även att fråga runt bland mina kollegor om vad dom tycker det innebär att vara en digital kollega;
”En bra digital kollega är en kollega tar tillvara på alla de digitala verktyg som finns till handa. En kollega som snabbt och enkelt växlar mellan chatt, samtal, video, skärmdelning och mail för att nyttja rätt verktyg för varje situation och göra arbetet så enkelt och effektivt som möjligt!”
– Ludwig J. Rydin
“När man jobbar väldigt mycket på distans och inte träffas är det ännu viktigare att hålla kontakten. Det är lätt att känna sig extra ensam i sådana situationer och då är det viktigt att känna att man är med i ett sammanhang. Det skapar mening”.
– Anonym
”Att vara delaktig socialt, kanske i nån form utav gruppchatt, både för lite skämt och skoj, men också för att hjälpa sina kollegor tror jag är väldigt viktigt. Är man inte med där så tappar man både det lilla sociala man får och man slutar utvecklas. Jag jobbar individuellt, men genom att vara delaktig i de uppgifter som mina kollegor har, så får jag mer kunskap om ärenden utöver mina egna.”
-John Säfvenberg
”Någon som är bra på återkoppling. Personer som jobbar på kontoret har möjlighet att återkoppla och prata ihop sig om idéer och nulägen vid kaffemaskinen. En digital kollega behöver disciplinen att återkoppla utan att vara ad hoc. Det kräver en annan typ av planering och sätt att ta sig an chatt och email.”
– Elin Gunnarsson
Slutsats
Var inte orolig för tiden framför oss, och se det istället som en utmaning för ditt arbete och samarbete. Att ta sig an arbete hemifrån med en positiv attityd och med vilja att göra det lilla extra, kanske förgyller dina kollegor med en digital kollega som är delaktig, medveten och effektiv.
