Hur du bygger ett modernt och digitalt kontor

Kontorsmiljöer har förändrats otroligt mycket tillsammans med den ökade digitaliseringen av företag. Det som tidigare traditionellt krävde ett skrivbord, en dator, en ny telefon och ett bås – har ny bytts ut till ett digitalt kontor som främjar distansarbete. Distansarbete såväl som hydra kontorsplatser har blivit otroligt populära alternativ till traditionella arbetsmiljöer och detta förutspås öka i framtiden.

Men med detta sagt, är det viktigt att se till att strukturera detta på ett sätt som främjar och effektiviserar samarbete och sammanhållning för samtliga medarbetare. Vi har listat några av våra bästa tips för att bygga en effektiv digital kontorsmiljö.

Molnlagring

Att kunna arbeta oförhindrat med och kunna dela dokument med kollegor och lagra arbete är otroligt viktigt för digitala kontorsmiljöer. Här är det viktigt att implementera verktyg som tillåter medarbetare att enkelt kunna publicera och dela filer för att samarbeta. Några väldigt populära alternativ är;

• Google drive – Detta är ett otroligt användbart verktyg för alla kollegor, vare sig de skriver en blogg, bygger en presentation, skapar excel-filer, eller samarbetar på ett projekt. Google drive inkluderar allt från lagring, dokument, kalender, hangouts, företagshantering, översättningar, kartor etc. Allt för att du ska kunna effektivt arbeta med dina kollegor, vart du än befinner dig. Eftersom detta är molnbaserat kan även dokument sparas sparas realtid och det är även möjligt att arbeta i ett dokument samtidigt med möjlighet att chatta i gränssnittet. Lösningen är även helt mobil vilket innebär att du exempelvis kan se över ett dokument din kollega har gjort medans du åker tåget på morgonen.
• Dropbox – Många företag tenderar idag att implementera Dropbox som komplement till molnlagring. Ett standard konto i Dropbox kan förse företag med tillräckligt mycket lagringskapacitet för att hantera ett modernt företag. Och skulle ni behöva ännu mer lagring kan det vara värt att investera i ett premium-konto.

Kontakt

Även om du kanske inte behöver fast telefoni med ett digitalt kontor, är det viktigt att se till att alla har möjlighet att enkelt ha kontakt samt kunna ta emot samtal från externa parter eller kunder. Vi erbjuder en molnbaserad företagsväxel som erbjuder samma skalbarhet som en mobil lösning, men samma stabilitet som en fast växelösning. Välj själv om du vill ringa via mobilen, softphone eller IP-telefoner.

• Mobil växel – Med vår mobilväxel får du hela företagstelefonin direkt i din mobil. Alla samtal går fortfarande via växeln, och du kan enkelt ändra din hänvisning och koppla samtal direkt i vår mobilapp. Med en mobil växel kan du alltid vara tillgänglig trots arbetsplats.
• Softphone – Om ni arbetar mycket framför datorn är softphone ett grymt alternativ eftersom det låter dig ringa direkt via datorn. Samtalen går över internet och du får precis samma växelfunktioner som en telefon.
• IP-telefoni – Här får du den klassiska hårdvaran som en bordstelefon, men istället är du ansluten till internet. Detta kan användas oavsett arbetsplats, allt du behöver är en internetuppkoppling.

Möten och projekt online

Med distansarbete och digitalt kontor är det avsevärt viktigt att se till att alla håller kontakt och kan samarbeta effektivt trots distans. Att implementera en plattform där medarbetare kan mötas och arbeta kan vara otroligt användbart. Det främjar inte bara samarbete, det reducerar även mail, gör det enklare att dela kunskap, och kan agera som motivation för teams att hålla samman. På Dstny erbjuder vi framförallt två otroligt användbara alternativ för att leda projekt och hålla effektiva möten online;

• MiTeam –  MiTeam är ett smidigt samarbetsverktyg direkt i din softphone för videomöten, chatt, telekonferenser mm. Du kan även enkelt dela och samarbeta på dokument med dina kollegor, samt skapa struktur med att-göra-listor för projekt.
• MS Teams – Microsoft Teams är ett samarbetsverktyg och en plattform för chatt, videomöten, fildelning och samtal. Genom Teams förs kollegors arbete samman, oavsett om ni alla sitter på samma kontor, arbetar hemifrån eller reser runt i världen. Om du har företagstelefoni med oss kan du enkelt integrera våra tjänster direkt i Teams. Vi erbjuder full integration av växeln och på så sätt får in allt från vanliga svarsgrupper till avancerade funktioner som telefonistvy.
• Slack – Efter mycket efterfrågningar har vårat utveckling och produktteam arbetat aktivt med att skapa en integration mot populära Slack. Detta är i full rullning och kommer finns tillgängligt inom snar framtid. Mer information kommer finnas om detta hemsidan inom kort. 

Tips för effektivt distansarbete

Med rätt verktyg och struktur gör ett modernt och digitalt kontor det möjligt för alla medarbetare att arbeta effektivt oavsett plats. Och med en dator och internetuppkoppling, kan de flesta utföra sina arbetsuppgifter ostört. Men även om det verkar ganska enkelt att migrera över till en digital miljö, innebär det inte att man måste planera det. Några tips för att hantera övergången är:

1. Gör pappersarbete online – Även om ert företag kräver mycket pappersarbete, kan det mesta idag göras online. Detta gäller allt från fakturering, avtal etc. Här är det viktigt att se till att ni har rätt typ av molnlagring som förser er med backups i krissituationer.
2. Sätt tydliga riktlinjer för samtliga medarbetare – För att skapa struktur i en onlinemiljö är det viktigt att tidigt etablera grundregler alla ska förhålla sig till. Hur mycket arbete förväntas? Vad händer om någon blir sjuk? Hur fungerar det med semester? Ett tips här att försöka att besvara dessa frågor med ett traditionellt kontor i åtanke.
3. Strukturera arbetet genom projekt – När man inte arbetar de vanliga arbetstimmarna kan det var enkelt att gå vilse i prioritetslistan. Ett tips här är att alltid börja med att sätta ett tydligt mål med medarbetare, och tillsammans komma överens om de högst prioriterade arbetsuppgifterna, och sedan hantera de mindre uppgifterna för att undvika att produktiviteten tryter. Försök strukturera uppgifterna utifrån projekt och se till att alla har sina olika ansvarsområden och uppgifter tydligt definierade. Se även till att hålla frekventa uppföljningsmöten för att stötta kollegor och för att se till att projekten levereras enligt tidsram.

Att bygga ett digitalt kontor

Med allt detta sagt kan vi konstatera att det finns tillräckligt mycket teknologi tillgängligt för att de flesta företag ska kunna migrera till en digital miljö. Men om du vill hantera ett större kontor, kan det även vara viktigt att implementera ytterligare verktyg som ger er möjlighet att exempelvis hantera storskaliga företag.