Virtuella möten har länge haft en dålig klang kopplat till sig. Det har varit något som ofta har känts lite tidskrävande och ineffektivt. Men med dagens nya hjälpmedel, så som MiTeam eller Skype for Business, kan virtuella möten vara väldigt värdefulla. Utöver att de är effektiva både när det gäller tid och pengar så är de även ett bra sätt att bygga upp förtroende, engagemang och styrka i sina samarbetsgrupper.
Men självklart är det lite annorlunda saker man bör tänka på när man möts på distans. Nedan har vi listat lite saker man kan tänka på för att hålla i virtuella möten som ett riktigt proffs.
Att tänka på innan mötet
Kolla tekniken
Har du tillräckligt med batteri i datorn eller på telefonen? Har du internetuppkoppling? Det kanske låter banalt men sådant glöms lätt bort och det är både väldigt tidskrävande och störande som när en deltagare helt plötsligt försvinner utan att någon vet varför.
Slå på videon
Även om ni möts på distans vill man skapa känslan av att ni träffas ansikte mot ansikte. Video gör att vi känner oss mer engagerade, speciellt då det hjälper oss att se deltagares ansiktsuttryck, känslor och reaktioner. Det hjälper oss helt enkelt att humanisera mötet. Utan videon kommer du inte kunna veta om den ekande tystnaden i mötet beror på att deltagarna inte är uppmärksamma, om de sitter och himlar med ögonen i irritation eller nickar instämmande. Ansiktsuttryck är viktigt!
Undvik individuella rapporter genom att förbereda innan
Det kan vara extremt tidskrävande när var och en i mötet ska presentera en lång nulägesanalys över vart de befinner sig i projektet. Effektivisera det hela genom att be alla att skicka några rader om deras individuella arbete innan mötet. Det sparar enormt mycket tid samtidigt som det ger andra deltagare möjlighet att förbereda frågeställningar.
Att tänka på under mötet
Sammankoppla personer
Vi gör bättre ifrån oss när vi är bekväma i varandras sällskap. Det hjälper oss att jobba mot gemensamma mål. Du som ledare av det virtuella mötet gör därför rätt i att få deltagarna att känna sig sammankopplade, något som är speciellt viktigt i möten där deltagarna inte känner varandra speciellt bra. Avsätt gärna någon minut i början av mötet att prata om personliga saker eller hur det går i arbetslivet med deltagarna.
Uppmuntra till samverkan
Vid problemlösningsmöten är detta extra viktigt. Det är när deltagarna kan hålla en öppen diskussion och ser varandra som rådgivande källor som nya synpunkter verkligen kan komma till ytan och goda idéer kan skapas. Avsätt därför tid för öppna diskussioner på mötena.
Låt alla deltagare få tid på agendan
Ett perfekt sätt att få alla deltagare att känna sig inkluderade är att ge alla deltagare några minuter på agendan. Det kan vara att de ska visa något nytt eller kanske bara får en öppning att ställa en fråga. När deras namn står med i mötesnoteringarna säkerställer du att deltagarna tar sin medverkan på allvar.
Var närvarande – hela tiden
Under ett fysiskt möte skulle du aldrig resa dig upp och gå runt lite i rummet, stretcha eller ta dig en kopp kaffe. Samma gäller i virtuella möten. Det är absolut inte okej att sätta telefonen på ”ljud av” och göra något annat under mötet.
Genom att ha videon igång hos alla deltagare säkerställer du dess fulla uppmärksamhet. I både MiTeam och Skype for business finns även chattfunktioner och whiteboard-funktioner som ger deltagarna möjlighet att interagera med varandra på andra sätt än genom röst och ansiktsuttryck. Du kan exempelvis hålla en omröstning om något ni diskuterar i Skype for business eller dela dokument i MiTeam som du ber deltagarna öppna upp.
Våga ta pauser
Är det ett längre möte du håller? Ge då deltagarna chans att sträcka på sig, ta lite luft eller hämta mer kaffe. Långdragna möten är en produktivitetsdödare av rang. Vi behöver alla chans att vila hjärnan lite och reflektera över det som sagts under långa möten. Lägg med en rast på agendan redan från start om ni planerar ett längre möte.
Efter mötet
Formalisera kaffemaskinen
Vi har nog alla varit på möten som hux flux avslutas varpå deltagarna går ut till kaffemaskinen och ventilerar irritation eller glädje över det som beslutats. Försök skapa det forumet inne på mötet istället. Försök skapa en miljö där deltagarna i slutet på mötet vågar säga det de faktiskt tycker. Försök avsluta mötet med att fråga efter åsikter och synpunkter. De kommer till mycket bättre nytta inne på mötet istället för vid kaffemaskinen.
Sammanställ det som sagts
Med dagens virtuella mötestjänster är det lätt att dela med sig av olika dokument med deltagarna. Sammanställ vad ni kommit överens om, vem som ska göra vad och om något lämnades ofärdigt till nästa möte. Men håll det kortfattat, ingen orkar läsa en 14 sidor lång sammanfattning av ett möte man precis deltagit i.
