Telefonen ringer konstant och du hittar inte din laddare. Kuverten är slut på kontoret så du kan inte posta det viktiga brevet som skulle skickats redan igår. Er största kund är missnöjd över ett problem som uppstod förra veckan och som fortfarande inte är avhjälpt. Alla kaffemuggar är smutsiga så du dricker kaffet ur en liten skål och det viktiga mailet med information som du MÅSTE ha verkar ha rymt från inkorgen.
Känner du igen dig?
Somliga företag är helt enkelt kaotiska, vissa mer än andra. Det kan vara en del av företagskulturen, på grund av för hög arbetsbelastning eller för att ledningsgruppen är oorganiserad. Men om du, som många andra, trivs bäst med struktur och rutiner kan denna typ av kaos verkligen göra dig galen. Det kan vara svårt att ändra allt på företaget, men det går att göra saker för att få mer ordning på kaoset.
1. Städa upp kring dig
Du kanske har ett eget kontor, har ett bås eller jobbar i öppet landskap. Oavsett vilket så kan man alltid börja med att plocka upp runt om kring sig. Har du ordning på vart dina saker ligger så får du bort ett orosmoment från ditt sinne och få dig att känna att du har kontroll över din plats.
2. Skapa att-göra-listor
Genom att skapa tydliga att-göra-listor får du dels stenkoll på vad både dagens och morgondagens arbete ska innefatta. När du tydligt listar upp vad som bör göras kan du lättare prioritera ditt arbete. Dessutom är det en ganska skön känsla när man kan bocka av en stor och tung uppgift på listan.
3. Håll dig uppdaterad gällande projekt
Det är svårt, om inte ibland omöjligt, att styra hur andra gör sitt arbete. Men det du kan göra är att kontrollera hur du själv jobbar. Förändring börjar alltid med en själv. Om du vet att saker tenderar att bli kaotiska, förbered dig för det. Planera in avstämningar tidigare än vad du tror behövs och sätt av extra tid mot slutet av ett projekt då allt tenderar att hända samtidigt. Uppmuntra kollegor att försöka göra klart uppgifter någon dag för tidigt för att har extra tid för oförutsedda händelser.
I MiTeam, ett samarbetsverktyg från Mitel, finns det lätthanterliga att-göra-listor som du kan dela med en eller flera kollegor. På så sätt kan ni tydligt fördela ert arbete mellan olika medarbetare så att alla drar sitt strå till stacken och får saker gjorda i tid.
4. Ta pauser
Ibland tenderar man att försöka ”jobba på” när det blir stressigt för att hinna bli klar i tid. Men faktum är att om du jobbar utan att låta hjärnan vila då och då kan det leda till att du blir mindre effektiv och att arbetet du utför blir sämre. Ta en paus när det blir för mycket, gå ut från kontoret, ta en kaffe eller snacka lite med en kollega. Avbrottet kan ge dig möjlighet att se på ett problem med nya färska ögon. Det kan även öka din produktivitet och effektivitet så att du i slutändan blir klar snabbare än vad du hade blivit om du inte hade tagit en paus.
5. Föreslå förändringar till dina chefer
Vissa chefer kan vara svårare att påverka än andra. Men genom att komma med konkreta förslag på hur man kan förbättra arbetsmiljön eller arbetssättet föreslår du även, i förlängning, hur ni kan effektivisera er produktivitet. Och vilken chef vill inte öka den?
Exempelvis kanske ni behöver någon ny programvara som kan hjälpa samarbetet mellan kollegor. Kanske behöver ni effektivisera in- och utflödet av samtal genom smarta växellösningar. Tar hanteringen av kunder via sociala medier upp mycket tid och ni skulle behöva ett verktyg för att hantera det. Eller om det är vid någon specifik tidpunkt eller händelse det alltid kör ihop sig där ett nytt arbetssätt behöver införas.
Det krävs oftast bara mindre förändringar för att markant kunna gå från totalt kaos till en mer zen-liknande miljö. Så ta en titt runt om dig, vad kan du göra för att förbättra din arbetsmiljö idag?
