Visst kan det vara tröttsamt att ta anteckningar under ett samtal? Det är lätt att missa viktiga detaljer eller personlig information. Ett talat ord glöms lätt bort men det skrivna ordet består. Samtalsinspelning kan därför vara lösningen på många problem.
Fortsätt läsa så berättar jag mer om fördelarna med samtalsinspelning och vilka regler som gäller när man spelar in samtal.
Samtalsinspelning ökar effektiviteten i arbetet. Du kan spela in samtalet för att sedan kunna gå tillbaka och granska det för att hämta information du glömt. Det kan även hjälpa medarbetare att öka sin kunskapsnivå och produktivitet. Genom att gå igenom ett samtal i efterhand kan man hitta nya infallsvinklar som missades under samtalets gång. Man kan få mycket lärdomar genom att lyssna igenom ett samtal efter det är avslutat. Lät jag verkligen så glad som jag tror? Bemötte jag kundens frågor korrekt? Ställde jag några motfrågor? Samtal blir nu odödliga genom att du nu kan spara dem i sin helhet och kan besöka dem, gång på gång.
Varför borde samtal spelas in?
Det finns mängder av anledningar till varför man borde spela in ett samtal. Även som privatperson kan det finnas nytta att spela in samtal men det är främst för företag som de stora fördelarna kommer fram. Samtalsinspelning hjälper dig att behålla alla viktiga detaljer som annars hade kunnat missas. Du kan arkivera samtalet och även dela vidare till andra essentiella personer i arbetsflödet. För företag inom kundtjänst, sälj och finanssektorn blir samtalsinspelning extra viktigt.
Samtalsinspelning för säljfunktion
Att hantera försäljning kan vara ett överväldigande arbete ibland. Det är inte alltid lätt att kunna hålla alla affärsmöjligheter under uppsikt och uppfylla de löften som utlovats. Att kunna memorera allt som sagts i ett samtal med en annan person är många gånger väldigt svårt, speciellt om en förhandling har skett under samtalet.
Utan samtalsinspelning går tyvärr en stor portion av informationen som utdelades om intet direkt efter man har lagt på luren. Även om du jobbar aktivt med att anteckna och schemalägga uppföljningar försvinner mycket av det faktiska utbytet ändå. Du har heller inget bevis på att det som skrevs ner faktiskt var det ni kom överens om. Med samtalsinspelning får du inte bara den bekräftelsen utan du kan även arkivera det för framtida bruk. Då kan du fokusera helhjärtat på samtalet. Allt kan även utvärderas i efterhand, antingen av säljaren själv eller av exempelvis en säljchef. På så sätt kan man se över vad som kan ha gått fel, vad man kanske kan förbättra eller förstärka det som gått bra.
Samtalsinspelning för kundsupport
Hanterar ditt företag mycket kunder via telefondriven kundsupport? I utbildningssyfte är det mycket användbart att använda inspelade samtal. Du kan på ett påtagligt sätt visa nya medarbetare hur hanteringen brukar gå till samt lyfta upp exempel som sticker ut från normen. ”Såhär hanterade vi detta specifikt svåra fallet”.
Eftersom du kan spela in både inkommande och utgående samtal på alla typer av anknytningar så får supportchefer full koll på hur alla samtal hanteras. Du kan välja själv om du vill spela in alla eller kanske bara en viss procent av samtalen för att kunna mäta exempelvis kundnöjdhet.
Vad säger lagen om samtalsinspelning?
För att det ska vara lagligt att spela in ett samtal måste någon part av samtalet vara medveten om inspelningen. Man får alltså inte spela in ett samtal mellan flera parter där alla är omedvetna om att inspelningen sker. Det är dock fullt tillåtet, enligt Brottsbalken 4 kap., att spela in så länge någon part känner till inspelningen. Vi på Dstny rekommenderar dock att man berättar om inspelningen och dess avsikt.
Som du kanske märker så är fördelarna många. Här under har vi sammanfattat några.
- Slippa tidskrävande anteckningar under samtalets gång.
- Samtal kan spelas in i utbildningssyfte.
- Samtalet kan användas som bevismaterial för överenskomna punkter.
- Arkivera och dela vidare viktiga samtal. (Tänk på att följa GDPR)
- Du kan automatisera hur många samtal du vill spela in.
Dstnys egen samtalsinspelningstjänst – Call Recording
Den samtalsinspelningstjänst som vi erbjuder är helt operatörsoberoende. Dessutom medföljer en användarvänlig portal där du enkelt kan söka efter specifika samtal efter olika parametrar.
Vi har två olika paketeringar. För Call Recording Automatic så spelas alla samtal in, både inkommande och utgående. Alla samtal spelas in och går att finnas i portalen i upp till 1 år. Call Recording är självklart kompatibel med GDPR.
Vår andra paketering, Call Recording Pro, ger dig valet om du vill att alla samtal ska spelas in eller om du vill välja vilka ut samtal manuellt. Väljer du manuellt urval så startar du inspelningen genom ett enkelt knapptryck. Det fina är att du kan starta inspelningen när som helst under samtalet. Oavsett om du sätter igång inspelningen i början eller i slutet av samtalet så får du ändå med hela samtalet. Denna version är kompatibel med GDPR, MiFID II och PCI DSS.
Vill du veta mer om tjänsten? Då kan du läsa mer här:
Senast uppdaterad november 2020
