Det råder delade meningar angående så kallade Stand-Up-möten. Vissa älskar dem och säger att de har effektiviserat deras arbete när andra säger något i stil med ”Åh nej, inte ännu ett meningslöst möte!”
Och det ligger en sanning i vad motståndarna säger, för håller man inte Stand-Up-möten på rätt sätt så kan det resultera i att det bara blir ännu en halvtimma i kalendern där man inte får tid att fokusera på det man faktisk ska göra. Men hålls de på rätt sätt kan det göra under för ditt team.
Vad är ett Stand-Up-möte?
Ett Stand-Up-möte är till för att synka status och framsteg inom delade projekt. Grundregeln för ett Stand-Up-möte är att det ska vara kort och effektivt. Genom att alla inblandade får kontinuerliga uppdateringar om vart projekt och arbeten står så kan man lättare synkronisera, planera och effektivisera uppgifterna.
När dessa möten hålls på rätt sätt kan man enkelt justera deadlines, delegera uppgifter, korrigera fel och strömlinjeforma kommunikationen samtidigt som effektivitet och fokus hålls uppe under arbetets gång.
Att inte hålla dessa möten kan i sin tur leda till att ett fel görs någon gång i processen, vilket kan påverka slutprodukten negativt. Att sätta ihop en arbetsgrupp där alla ska arbeta, på varsitt håll, för att sedan presentera slutresultatet kan innebära en stor chansning och risken är stor att utfallet inte alls blir det som var tänkt från början.
Stand-Up-möten kan vara väldigt gynnsamma, så länge de hålls på rätt sätt. Så hur håller man ett Stand-Up-möte på bästa sätt?
1 Håll Stand-up-möten korta
Dessa möten SKA vara korta. Undvik att boka in en timma i kalendern ”för säkerhets skull”. Istället, boka in 15-20 minuter. Se till att alla är medvetna om att dessa möten ska hållas effektivt och fokuserat.
2 Välj en smart tidpunkt
Det är perfekt att boka sådana möten direkt på måndag morgon. På så sätt kickstartar man veckan och säkerställer att alla jobbar åt rätt håll. Undvik att boka in dessa möten någon gång mitt på dagen. Chansen är stor att de kommer i vägen för andra möten eller att det skapar ett dåligt avbrott i kollegornas fokus.
3 Utse en mötesledare
Det är lätt att mötet tappar effektivitet och dess syfte om ingen är utsedd till tydlig ledare som kan driva mötet framåt. Det behöver absolut inte vara den som är chef som leder mötet. Syftet med ledaren är inte att ta beslut utan ska istället se till att allt som ska beröras tas upp samt att ingen svävar iväg.
4 Undvik utsvävningar
Det är så lätt att två eller flera deltagare fastnar i detaljer eller svävar iväg från ämnet. Där är det viktigt att mötesledaren hjälper till att hålla fokus på kärnfrågan och om något annat behöver diskuteras så bokas separata möten för de inblandade in.
5 Sammanfattningar
Det är bra att ha med sammanfattningar, både i början och i slutet på mötet. Börja mötet med att snabbt gå igenom vad som beslutades förra mötet, tänk dig en tvåminuters-genomgång. Och avsluta sedan mötet med de viktiga saker som ska ske till nästa Stand-Up-Möte.
6 Kontinuitet
Som tidigare nämnt så är Stand-Up-möten inte populära bland alla och detta beror oftast på att de inte hålls på rätt sätt. Det är inte helt enkelt att lära sig att hålla denna typ av snabba möten men övning ger färdighet. Och i grupper där det hålls kontinuerliga Stand-Up-möten, där alla är inspelade på formatet, har man kunnat se väldiga förbättringar inom effektivitet och samspel. Både för team som jobbar nära varandra men extra mycket för team som jobbar på distans.
Så kallade Stand-Up-möten kan ha väldigt positiva effekter för dig och dina kollegor om de hålls på rätt sätt. Så utmana dig själv och sätt upp kontinuerliga möten när du startar nästa projekt och utmana gruppen att hålla dessa short and sweet. Ni kommer bli positivt överraskade.
