Visste ni att det finns mängder av företag som inte ens svarar när man ringer? Massvis med företag där man som kund kommer till en röstbrevlåda, eller i värsta fall ingenting, på grund av att de anställda sitter i möte, är ute hos kund eller helt enkelt är för stressade för att lyfta luren.
Och vad gör man då som kund? Ja, chansen är stor att man väljer att vända sig till en konkurrent.
Men att ha tillräckligt med personal för att alltid vara tillgängliga kan vara en orealistisk lösning för många företag. Ofta kommer en mängd samtal under en ganska begränsad period och att sedan sitta med agenter eller telefonister som sedan är överbemannade eller helt sysslolösa under andra delar av dagen är ingen kostnadseffektiv lösning.
Det finns dock hjälp att få, i form av en svarsservice. En svarsservice-firma tar emot dina samtal, svarar i ditt företags namn, enligt det manus du har valt för att sedan ta hand om och distribuera samtalen till rätt avdelning eller person.
Nedan listar vi 5 av de största fördelarna med svarsservice.
1 Bemannade telefoner när du behöver det
Många företag upplever samma problem, att ett stort antal samtal kommer in under en begränsad period. Det kan vara att många kunder ringer på lunchtid, att man har en ökning av samtal efter att man har lanserat en kampanj eller att det blir högtryck på linjerna när något går snett. Det är väldigt få företag som har lyxen av att ha en jämn ström av inkommande samtal, under hela dagen.
Här blir svarsservice ett fantastiskt komplement för att kunna hantera topparna och på så sätt kan ni försäkra er om att ni alltid kan ta emot era kunders samtal, oavsett hur stort trycket är.
2 Kostnadseffektivt
Att anställa ny personal innebär en stor kostnad. Är man dessutom osäker på om belastningen är hög nog för att fylla dennes arbetsdag, så blir det en än mer osäker investering. Svarsservice kommer i olika paketeringar, beroende på ditt företags specifika behov. Är det bara ett fåtal samtal som beräknas gå till svarsservice eller kanske planerar ni att låta alla samtal gå via tjänsten för att sedan distribueras till rätt avdelningar och personer? Behövs bara svarsservice under specifika tider, dagar eller veckor på året? Oavsett vad just ni behöver så finns en paketering som kommer passa er, så att ni får en så kostnadseffektiv hantering som möjligt.
3 Dina kunder får alltid ett proffsigt mottagande
Många företagare jag pratar med är oroliga att kunden ska höra att de har kommit till ett annat bolag. Men tro mig, så är inte fallet. De som jobbar med svarsservice är professionella telefonister och har svart bälte i att ta emot kunder på ett trevligt och effektivt sätt. Dessutom så svarar de enligt det manus du har bestämt och de har tillgång till all växelinformation som dina kollegor har. På så sätt kommer kunden inte kunna märk någon skillnad från när ni svarar själva och när en telefonist från svarsservice svarar.
4 Förenkla för dina anställda
Visste du att den genomsnittliga anställde blir avbruten 56 gånger per dag? Och att de spenderar, i snitt, sammanlagt två timmar varje dag att återfå fokus efter avbrott. Det är mycket tid!
Att svara i telefon kan innebära ett avbrott i arbetsdagen, vilket kan innebära mycket förlorad tid och fokus. Tar man då även emot samtal som kanske egentligen skulle till någon annan avdelning eller person så blir uppgiften att svara än mer störande.
Med en svarsservice på plats så ser agenterna till att samtalen kommer till rätt person. Genom att kunna söka direkt i ert eget växelsystem så kan agenten hitta vem som är ansvarig för vissa frågor och se vilka som finns tillgängliga för att ta emot samtal.
5 Minska kötiderna
En siffra som man som företagare absolut inte vill skylta med är långa svarstider. För finns det något mer enerverande än att sitta och lyssna på generisk bakgrundsmusik medan man väntar på att få hjälp med sitt problem? Eller när man en gång varje minut får lyssna på ”Vi tar strax emot ditt samtal, tack för att du väntar”. Jobbar man med B2B så blir det ofta än mer viktigt att upprätthålla snabba svarstider om man skrivit på olika SLA-avtal.
Med svarsservice kan man enkelt ställa in hur lång väntetid det får gå innan samtalet kopplas över till svarserviceagenterna. På så sätt kan ni lova snabba svarstider till era kunder och vara säker på att ni håller dem.
Detta var de absolut största fördelarna med svarsservice men självklart finns det många fler.
Du är varmt välkommen att kontakta oss på Dstny om du vill veta mer om vad en svarsservice-tjänst skulle kunna göra för ditt företag.
Läs mer om svarsservice
Här hittar du mer information om Dstnys svarsservice.
