Här är några enkla åtgärder som kan effektivisera mötesprocessen och göra mötet mer värdefullt.
Bjud in rätt personer
Det finns ingen anledning till att ha en publik av människor som endast agerar lyssnare när möten i de flesta fall handlar om att komma fram till något tillsammans. Bjud istället in personer som har möjlighet att bidra till det mötets mål är och låt övriga effektivisera organisationen på annat håll.
Skicka alltid ut mötets agenda i samband med inbjudan
Detta gör att alla kan vara väl förberedda inför mötet och sparar väldigt mycket tid då mötet blir mer strukturerat. Möten utan struktur tenderar att ta mycket längre tid.
Visa respekt
Kom i tid till mötet och visa respekt för övriga mötesdeltagare. Vänta heller inte in dem som är försenade utan börja mötet enligt utsatt tid (troligast kommer de som brukar komma sent lära sig att komma i tid inom kort).
Använd så mycket virtuellt material och så lite text som möjligt i presentationer
Långa powerpointpresentationer med mycket text kan lätt få fokuset hos åhörarna att sina. Försök istället att hålla presentationerna så korta och virtuella som möjligt och låt de gärna uppmana till en givande diskussion deltagare emellan.
Boka inte in för långa möten
Det tar oftast inte så lång tid att avverka agendan som man trott när man bokat in tiden för ett möte. Faktum är att man många gånger anpassar lösningstiden för agendan utefter den utsatta mötestiden. Kortare mötestid kan alltså innebära att ni avverkar agendan snabbare. Värt att ha i åtanke till nästa mötesbokning.
