Kom du precis ut ur ett riktigt lyckat möte med kollegor som beundrade din imponerande presentation? Trots att mötet uppfattades som otroligt lyckat, brukar dock tyvärr resultatet inte hålla måttet trots framgången. Men oroa dig inte, detta är vanligt förekommande och beror oftast på grund av ineffektiv uppföljning.
Definitionen av ett lyckat möte kan vara svårt att definiera, för vissa är det kollegor som sitter i spänning eller en chef som ger tummen upp. Men faktum är att även om du har lagt extra fokus på aktiviteter före och under mötet, är det faktiskt oftast det som sker efter som gör störst skillnad. Vi har därför listat några tips på hur du effektivt följer upp på ett mötet för att uppnå lyckade och bestående resultat.
Summering av mötet
Det kanske känns naturligt, eller helt enkelt coolt att avsluta ett möte med ett så träffsäkert budskap att det förtjänar en ”mic-drop”. Men var inte förvånad om allt du slutar upp med är en tom inkorg som trots uppdatering säger inga nya meddelanden. Även om kollegor verkar peppade efter mötet är det extremt viktigt att se till att alla förstår vilka uppgifter och krav som gäller framöver. Lägg istället därför extra fokus på avslutet av mötet med en effektiv summering. Detta bör inkludera summering av viktiga punkter och beslut, samtliga uppgifter, ägare av uppgifterna, och etablerade förväntningar och tidslinjer. Genom att omedelbart identifiera ovanstående, speciellt uppgifter och initiativtagare, blir det mer naturligt för medarbetare att följa upp.
Anteckna
När du presenterar viktig information, är det nödvändigt att se till att ni bestämmer någon som ansvarar för anteckningar. Ni kan antingen göra detta ”popcorn-stil” genom att slumpmässigt välja ut en varje möte, eller så bestämmer ni ett schema så att uppgiften alltid roterar. När ni väl bestämt er, se till att alla förstår förväntningarna, lyssnar noggrant och tydligt transkriberar både frågor och svar under mötet.
Se därför alltid till att inkludera följande;
- Mötets datum och plats
- Namn på deltagare
- Nyckelpunkter och beslut
- Uppgifter, ansvariga individer och deadlines
Handlingsplan
I samband med ovanstående punkt, är det även viktigt att se till att handlingsplanen är tydligt definierad. Det kommer att agera som en effektiv roadmap som inkluderar ansvariga individer, beskrivning av uppgifter, tidslinjer och utrymme för statusuppdateringar. Se även till att i tidigt skede och tillsammans prioritera listan av uppgifter från mötet. Uppdatera även planen regelbundet för att se till det alltid kommuniceras till samtliga deltagare. Efter mötet skickar ni helt enkelt runt handlingsplanen till kollegor för att kicka igång projektet.
Kommunicera uppföljning
Detta kanske är självklart för många, men kort och koncis kommunikation med ditt team är otroligt viktigt för er uppföljning. Hör av er regelbundet till kollegor och skicka en vänlig påminnelse när deadlines är runt hörnet. För större projekt rekommenderar vi att också skicka ut en veckouppdatering och på månadsbasis bör ni även uppdatera er handlingsplan och cirkulera den mellan deltagare. Ni kan även be deltagare att förbereda en uppdatering gällande deras uppgifter inför varje möte för att se till att alla är på samma sida.
