Telefonmöte, vad är det? – Dstny förklarar!
Telefonmöte är ett modernt och lämpligt sätt att använda sig av i dagens samhälle. Det sparar ofta mycket tid i ett idag stressigt samhälle och är ett bra alternativ ur en miljösynpunkt. Upptäck själv vad tekniken har att erbjuda idag och hur det fungerar rent praktiskt.
När det är dags för ett möte på företaget och olika punkter ska avhandlas så kan ett telefonmöte vara ett mycket bra alternativ om man befinner sig på olika orter. Det gör att man sparar in restid och bara kan fokusera på mötet utan att behöva boka tåg och liknande.
Ett möte per telefon kan inkludera flera deltagare. Beroende på operatör och teknik kan detta fungera på lite olika sätt. Ofta kan en person ringa upp flera deltagare eller så kan man få ett telefonnummer att ringa och på så vis bli ansluten till själva mötet.
- Bra för miljön då man slipper resa från A till B
- Är ett mycket effektivt sätt att ha möten på
- Flera deltagare från hela världen kan deltaga
- Enkelt att använda sig av tekniken för alla
- Inget mer än en vanlig mobiltelefon behövs
- Då man slipper resa är det lättare att alla kan avsätta en tid
- Telefonmöte är som ett helt vanligt möte fast per telefon
Prova att ha ett telefonmöte
Om man alltid är van att träffas ansikte mot ansikte så kan det kännas konstigt att inte se den man pratar med. Det kan därför vara bra att prova på att ha ett telefonmöte för att veta hur allt fungerar och hur det känns att använda sig av telefonen enbart.
Ge förslag om att ni på företaget ska börja att använda er av telefonmöten i större utsträckning. Genom att väcka idén hos kollegorna kommer de få tid på sig att fundera och bli bekväm med det. Berätta vilka fördelar som finns och att alla vinner på det.
Ett telefonmöte går att ha överallt i världen bara man har täckning på mobiltelefonen. Det spelar ingen roll om man sitter i lokalen på jobbet eller är på en konferens i Rom. När något viktigt ska avhandlas kommer alla kunna vara med då man inte längre är platsberoende.
Att tänka på i ett telefonmöte
- Förbered dig innan och öva på din öppningsfras – Innan ditt möte är det användbart att sätta en tydlig agenda och distribuera den till samtliga deltagare. Inkludera syftet, deltagare, tid, och lista av ämnen som ska täckas. Det här sätter direkt tonen på mötet och hjälper dig hålla en tydlig målsättning med mötet.
- Använd en tydlig och trevlig ton – Use a clear, pleasant tone of voice with plenty of volume and good enunciation. När du pratar i telefon är din röst ditt enda medium. Därav är det extra viktigt att du är trevlig, engagerande och tydlig med dina budskap. Ett tips är att någon gång spela in din röst i ett samtal för att i efterhand lyssna på hur du låter. Mumlar du eller pratar d tydligt? Är du hjälpsam eller svårförstådd?
- Lyssna aktivt och avbryt inte – När du inte kan nicka för att visa att lyssnar, kan du i telefonmöten istället använda verbala nickningar. Exempelvis genom att säga ”intressant, ”bra”, ”jag förstår” eller ”kan du berätta mer är du snäll”. Det är även viktigt att ha tålamod och låta alla prata i sin egen takt utan att du direkt hoppas till slutsatser.
- Hitta en tyst miljö och undvik multitasking. För att koncentrera dig under mötet är det viktigt att eliminera alla distraktioner. Stäng dörren om du är på ett kontor och försök minimera bakgrundsljudet så gott som möjligt. Se det som att du ska ge exakt samma uppmärksamhet som om du vore i samma rum som personen i luren.
- Undvik högtalaren – Det absolut bästa vore om du har möjlighet att skaffa ett bra headset, men om du inte har det undvik åtminstonde högtalaren. Om du inte talar direkt in i telefonen brukar ljudet lida och det kan resultera i att helheten av samtalet inte blir bra.
- Ställ frågor direkt till personen i fråga – När man är i samma rum är det lätt att titta på personen som du vill ställa en fråga till. Men eftersom detta inte är fallet i ett telefonmöte är det viktigt att du ser till att rätt person får rätt fråga. Ett tips här är att använda deras namn innan du ställer frågan. Exempelvis; ”Johan, jag förstår att du har erfarenhet av detta, kan du förklara mer?”
Telefonmöte är framtiden
Tekniken för telefonmöten har funnits längre men inte varit allmänt känt. Idag när vi fokuserar på att vara snällare mot miljön och människor kan arbeta exempelvis från hemmet så är det en mycket bra lösning. Det går att både ha samtal som vanligt och videosamtal.
I allt större utsträckning så börjar människor att arbeta från hemmet istället för ett skrivbord på arbetsplatsen. Genom att vi hela tiden blir mindre styrd av var vi arbetar ifrån så behöver också metoden för att ha möten utvecklas. Det gör att ett möte utan att fysiskt samlas är perfekt.
Telefonmöten ska ses som en möjlighet och en förlängning av de klassiska möten där alla ska samlas varje tisdag klockan 13.00. Här finns möjligheten att ingen ska behöva missa viktig information bara för att man är på annan ort och att alla kan deltaga på sina egna villkor.
Börja med telefonmöten med Dstny
Vi erbjuder telefoni för företag och kan hjälpa er att effektivisera era arbetsflöden med enhetlig kommunikation. Vi erbjuder lösningar som passar stora som små företag. Med vår plattform kan du anordna möten med interna och externa deltagare genom mobilen, datorn eller din fasta telefon. Vi erbjuder även en stark integration med MS Teams för att göra applikationen till en fullfjädrar telefonilösning. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig? Tveka in på att kontakta oss så hjälper vi gärna till!
