Behovet av personal att kunna jobba hemifrån har satt ny press på chefer och ledare. Helt plötsligt ska man hjälpa, stötta och leda en grupp människor som man inte träffar fysiskt. Detta är något som kräver mer, både i tid och i planering. Så hur gör man för att bygga och leda sitt team på distans? Vi har listat våra 5 bästa tips.
1 Ha effektiv kommunikation
Bra kommunikation är självklart väldigt viktigt på alla arbetsplatser. Men för team som jobbar på distans så blir behovet av en tydlig och effektiv kommunikation extra viktigt. Det är lätt att underskatta vikten av snacket vid kaffemaskinen eller den där stunden man får på lunchen att gå igenom ett visst projekt. När du driver ett distans-team så krävs det mycket mer från dig som ledare.
Undvik att skriva milslånga mail där du i detalj försöker förklara vad som ska göras. Försök hålla mail korta, koncisa och gärna i punktform. Det ska vara lätt att få en överblick. Diskutera istället detaljer via telefon eller videomöten så ditt team får chans att ställa frågor och hålla en dialog kring vad som ska göras. Detta kommer att spara både dig och dina medarbetare massvis med tid.
Många samarbetsverktyg erbjuder smidiga chattfunktioner där du som gruppchef kan chatta med din personal, både i gruppchattar och med en åt gången. Här kan ni enkelt dela filer och göra noteringar direkt på de delade filerna.
2 Sätt upp tydliga mål
När kollegorna sitter utspridda är det lätt hänt att olika personer börjar springa åt olika håll. Arbetsteams som jobbar på distans är i extra behov av tydliga mål och riktlinjer för vad företaget ska uppnå. Håll målen uppdaterade med jämna mellanrum och se till att dessa faktiskt diskuteras med personalen så att inga frågetecken finns.
3 Ha tydliga deadlines
Distansteam kan även ha behov av tydligare deadlines. Det är lätt att man fastar i ett projekt när man sitter själv men genom att sätta upp deadlines för hela projekt och delmål så kan du som teamleader se till att arbetet fortskrider och att mål uppnås.
4 Ge kontinuerlig feedback
Det är så lätt att gå förbi någons skrivbord och ta en titt på hur arbetet framskrider, att kunna peka på en skräm och säga ”mer av detta, mindre av detta”. När man inte har den möjligheten blir behovet av planerad feedback desto större. Boka in stunder där du kan tala några minuter med din personal, en och en eller i team, och kör en snabb genomgång. Vart står vi nu, vad håller vi på med och ungefär när är detta klart. Då är lättare för dig som ledare att få en blick över status på olika projekt och det går snabbare att ge feedback.
Idag finns det mängder av smarta samarbetsverktyg där personal enkelt kan dela sin skärm när man har videomöten. Här kan man låta kollegor göra markeringar och noteringar live, direkt i mötet och på så sätt enkelt diskutera vad som ska ändras.
5 Jobba med sammanhållningen
Behovet av bra sammanhållning på en arbetsplats försvinner inte bara för att ditt team jobbar på distans. Personal som känner sig bekväma med sina kollegor presterar bättre. Se till att ha kontinuerliga videomöten där alla faktiskt måste ha videon på. Att se varandra gör att man kan läsa varandras kroppsspråk, det blir lättare att se vem som vill föra ordet och gör så att mötet känns mycket mer personligt. Se till att ALLA deltagare har en punkt på agendan så att de känner sig delaktiga och inte bara sitter av tiden. Avsätt några minuter i varje möte för småprat. Att prata om ”hur gick det med renoveringen och blev den där köttgrytan god?” får medarbetare att känna sig sedda och hjälper till att bygga den personliga relationen kollegor emellan.
Dstnys samarbetsverktyg MiTeam
MiTeam är ett samarbetsverktyg som är inbyggt direkt i Dstnys Softphone. En Softphone är en mjukvara som tillåter dig ha din telefon direkt i datorn. På så sätt kan du få alla dina telefonitjänster och samarbetsverktyg samlade i ett och samma gränssnitt. Med MiTeam kan du chatta, dela filer, skapa att-göra-listor, ha videomöten och mycket mer.
Integrerade med MS Teams
Dstnys telefonitjänster kan integerars med Microsoft Teams. För dig som använder Teams och vill få in telefonifunktionalitet in i verktyget så har vi en bra lösning för dig.
