Virtual Phone Q ger dina kunder bättre telefonservice samtidigt som den avlastar support eller reception när belastningen är hög. Genom att den inringande kunden får lämna sitt telefonnummer slipper denne sitta fast i en telefonkö till dess att någon av era agenter är tillgängliga. Dina agenter får även en lugnare arbetsmiljö då ni minimerar ringande telefoner i bakgrunden.
Välj mellan manuell eller automatisk återuppringning. Vid automatisk uppringning kommer systemet först att ringa upp agenten och därefter kunden. Väljer ni istället manuell hantering får agenten gå in i systemet och ringa upp kunden via gränssnittet. Ni kan även välja att använda en kombination av de båda om så skulle behövas.
Efter det att kunden har lämnat sitt telefonnummer läses en tid upp då uppringningen beräknas ske. Tiden är baserad på antalet agenter ni har tillgängliga samt hur många samtal ni har i kö. Skulle den angivna tiden inte passa kunden kan denne välja att skjuta fram återuppringningen. Då får kunden förslag på nästa tillgängliga tid enligt ett intervall ni valt, exempelvis fem eller tio minuter senare. Kunden kan då fortsätta att neka tider till dess att tiden som föreslås passar.
Ibland sker det att kunden, trots att en tid har angivits, missar sin callback. Då finns det olika funktioner beroende på om ni har valt manuell eller automatisk uppringning. Om uppringningen sker automatiskt försöker systemet ringa upp till tio gånger i följd med ett förutbestämt intervall. Har ärendet ändå inte kopplats fram läggs det därefter som borttaget. Har ni däremot manuell uppringning via webbgränssnittet kommer aldrig ärendet tas bort per automatik utan detta måste göras av en agent.
Virtual Phone Q har ett användarvänligt och logiskt gränssnitt som du finner på en webbsida där agenterna kan hantera och kommentera ärenden. De kan även skapa egna ärenden och uppringningar om så skulle behövas. Agenten får en avisering när en ny återuppringning är bokad, det går även att få aviseringar via mail om så önskas.
Tjänsten är integrerad med de vanligaste CRM-systemen (Upsales, Salesforce, Lime, Zendesk, Freshdesk och Hubspot) vilket gör att du kan få upp mer information om en befintlig som kund ringer in. För de som inte har ett integrerat CRM-system kan tjänsten även visa information från Hitta.se. Detta gör att en agent kan välja ärenden som passar dennes kunskaper bäst.
Tjänsten har även stöd för planering av bemanning. Du kan på ett enkelt sätt ange exakt vilka öppettider som gäller, hur många agenter som kommer vara tillgängliga under vilka tider och hur långa tidsintervaller du vill ha under olika tider på dygnet. Vet du exempelvis om att det är högt tryck på morgonen kanske du avsätter fler agenter för att hantera återuppringningen samtidigt som du sätter ett längre intervall mellan de valbara tiderna som går att bli uppringd på.
Utan Vitual Phone Q kan kunden exempelvis vänta i telefonkö fram till dess att ni har någon tillgänglig agent eller lägga på och testa att ringa tillbaka senare. Inget av dessa alternativen ger dina kunder en speciellt bra service. I ett företagsklimat där konkurrensen ökar kraftigt inom i princip alla branscher är det viktigt att sticka ut. Det blir därför allt vanligare att företag väljer att satsa mer på sin företagstelefoni som en konkurrensfördel.
Virtual Phone Q är ett virtuellt kösystem där kundens köplats hålls av en bot. Detta lämnar dina kunder fria att göra annat medan de väntar på att få kontakt med ditt företag, något som i förlängningen leder till nöjdare kunder.
Har ni manuell uppringning kan agenterna själva välja om de ska testa att ringa upp senare eller om de vill ta bort ärendet. Vid automatisk uppringning kan systemet ställas in till att göra upp till tio återuppringningar med ett visst intervall. Därefter tas ärendet automatiskt bort av systemet.
Tiden för uppringning beräknas utefter tre faktorer; hur många agenter ni har aktiva i systemet, genomsnittstid för ett samtal samt hur många samtal som finns i kön.
Ja, Virtual Phone Q går att integrera med vår tjänst Web Callback om ni önskar att få en ytterligare ingång till kösystemet utöver telefonen. Läs mer om vår tjänst Web Callback här:
https://www.dstny.se/foretagstelefoni/kringtjanster/web-callback/
Tjänsten är integrerad med flera populära CRM-system. Detta medför att tjänsten kan göra en sökning på kunden för att ge agenten så mycket information som möjligt innan uppringningen. På så sätt kan agenten välja ärenden efter kunskapsområde.
Ja, vi kan hjälpa dig att aktivera Virtual Phone Q på fler språk så länge vi har en inspelad röst till instruktionsmeddelandet.
Senast uppdaterad Juni 2021
